Preenchimento
1. Base de dados
As guias de recolhimento de FGTS emitidas pelo FGTS Digital dependerão da recepção das informações previamente declaradas através do eSocial, exceto a guia de recolhimento da indenização compensatória (multa do FGTS), que o empregador deverá prestar informações diretamente no FGTS Digital, tendo, para tanto, duas opções:
- Informar todas as remunerações do período do vínculo rescindido; ou - Informar o valor total da base de cálculo da indenização compensatória. |
2. eSocial
Conforme o artigo 17-A da Lei n° 8.036/90 é obrigatório que o empregador que tenha empregados registrados elabore folha de pagamento e a declare os dados relacionados aos valores do FGTS e outras informações de interesse do poder público por meio Sistema Simplificado de Escrituração Digital de Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais - eSocial e FGTS Digital (FD).
A partir do início da obrigatoriedade da transmissão do FD, as informações prestadas neste sistema e no eSocial, representam declaração e reconhecimento de créditos delas decorrentes, e tem efeitos de confissão e constituição de débito de FGTS.
Para que seja realizada a apuração do FGTS, o FD recepcionará os eventos cadastrais e contratuais do eSocial (S-2190 a S-8299) e os totalizadores de FGTS (S-5003 e S-5013).
Quando tais eventos são transmitidos com sucesso, haverá o compartilhamento com o FD, não havendo necessidade de fechamento da folha para tanto. A partir disso, o FD possibilitará a geração de guias pelo empregador, ou até mesmo a realização de parcelamentos, compensações e restituições.
No quadro abaixo estão relacionados os eventos do eSocial e os respectivos totalizadores de FGTS:
Eventos de origem | Eventos totalizadores | Descrição dos eventos totalizadores |
S-1200 | S-5003 | Nele consta a totalização da base de cálculo e o valor do depósito para o FGTS de cada contrato do trabalhador (CPF), por estabelecimento e lotação tributária. O retorno ocorre na medida em que os eventos de remuneração de cada trabalhador são transmitidos ou excluídos. Assim, esse retorno não depende de solicitação de fechamento de eventos periódicos |
S-1299 | S-5013 | Tem por objetivo mostrar ao declarante o total da base de cálculo e dos valores de depósito do FGTS devidos até aquele momento pelo declarante, relativos ao período de apuração |
S-2500 | S-5503 | Contêm a totalização da base de cálculo e o valor do depósito para o FGTS de cada contrato de trabalhador (CPF) citado no evento S-2500. Este evento alimentará o sistema FGTS Digital para geração de guias com as bases de cálculo informadas. |
- Campos-chave para o eSocial
Para a devida constituição e geração dos débitos de FGTS no evento S-5003, o eSocial utiliza os seguintes campos-chave dos eventos de origem (S-1200, S-2299, S-2399):
Campos-chave |
Período de apuração: mês/ano de referência das informações |
Estabelecimento da Remuneração: identificação dos estabelecimentos nos quais o trabalhador possui remuneração no período de apuração |
Lotação Tributária: identificação das lotações tributárias nas quais o trabalhador possui remuneração no período de apuração |
Matrícula: atribuída pela empresa para cada vínculo |
Categoria do trabalhador: conforme tabela 01 do eSocial |
Tipo de Valor: separação dos valores devidos de FGTS de acordo com a incidência da rubrica utilizada, a categoria do trabalhador (alíquota de 8% ou 2%), o período de referência e o tipo de evento (mensal ou rescisório) |
Indicativo de incidência: normal ou suspensa por decisão judicial. |
- Campos-chave para o Portal do FGTS Digital
Com a finalidade de facilitar a gestão de débitos para o empregador, bem como, para que os valores visualizados sejam os mesmos que constam nas contas vinculadas dos empregados, o FGTS Digital trata tais valores de forma agrupada com os seguintes campos-chave:
Campos-chave |
Período de apuração: mês/ano de referência das informações |
Lotação Tributária: identificação das lotações tributárias nas quais o trabalhador possui remuneração no período de apuração |
Matrícula: atribuída pela empresa para cada vínculo |
Tipo de Valor: Mensal, Rescisório, Verbas Indenizatórias e Multa Rescisória |
Observação: a Data de Vencimento do Débito deixou de ser relacionado como um campo-chave para o FGTS Digital a partir do Manual de Orientações do FGTS Digital versão 1.1. |
Devido a esse agrupamento quando o empregador proceder com alguma retificação no eSocial que não alterar nenhum campo-chave, ou seja, não alteram o débito no portal do FGTS Digital, o sistema de forma automática compensará os pagamentos que por ventura já tenham sido realizados.
- Retificação da folha de pagamento no eSocial
Havendo a retificação da folha de pagamento (S-1200) no eSocial, desde que não altere nenhum campo-chave para o FGTS Digital, poderá ocorrer duas situações:
1. Se a retificação da folha de pagamento aumentou o débito de FGTS a pagar e a empresa já quitou a guia emitida anteriormente, o sistema de forma automática compensará os valores, cabendo ao empregador apenas emitir uma guia GFD para pagar a diferença que restou. 2. Se a retificação da folha de pagamento diminuiu o débito de FGTS a pagar e a empresa já quitou a guia emitida anteriormente, será necessário solicitar a devolução dos valores pagos, para tanto o empregador deverá solicitar o bloqueio da conta do empregado e o referido estorno. |
Por outro lado, quando a retificação da folha de pagamento (S-1200) alterar um dos campos-chave para o FGTS Digital, como por exemplo, lotação tributária (alteração de alocação em tomador de serviço), no portal do FGTS digital constará um novo débito para o empregador, nessa hipótese, o sistema não compensará os valores de forma automática mesmo que a guia já tenha sido quitada, cabendo a empresa solicitar o estorno mediante bloqueio da conta vinculada do empregado.
Quanto ao novo débito gerado devido a retificação com alteração do campo-chave para o FGTS Digital, cabe ao empregador gerar a guia GFD para pagamento, ou então, compensar com os créditos disponíveis em sua conta virtual (CVE).
- Eventos cadastrais/contratuais
Os eventos cadastrais e contratuais dos trabalhadores, que identificam o vínculo e todas as evoluções, são compartilhados com a CAIXA, para fins de atualização das contas vinculadas do FGTS, não havendo portanto, necessidade das empresas comunicarem à CAIXA as alterações ocorridas nestes eventos, bastando informá-las corretamente no eSocial.
O FGTS Digital é um sistema exclusivo do empregador, mas as informações poderão ser exibidas nos sistemas e aplicativos da CAIXA voltados ao trabalhador.
- Folha anual
Em relação ao décimo terceiro salário (gratificação natalina), devem ser informadas as rubricas relativas às parcelas com a incidência “12”, que significa que essa verba será base de cálculo para FGTS do 13° salário.
- Competência: Apuração x Referência
A competência de apuração e de referência se diferenciam da seguinte forma:
| Competência | |
| Apuração | Referência |
| Mês/ano que o empregador declarou as remunerações no eSocial nos seguintes campos: - Evento S-1200 - campo {perApur}; - Evento S-2299 - campo {dtDeslig}; - Evento S-2399 - campo {dtTerm}. | Parcelas remuneratórias relativas a períodos de apuração anteriores, mas se tornaram aferíveis apenas na competência de apuração, decorrentes das seguintes hipóteses: - Convenções e acordos coletivos, sentença normativa, legislação federal, estadual, municipal ou distrital; - Conversão de licença saúde em auxílio acidente de trabalho; ou - Apuração ou conhecimento após o fechamento da folha de pagamento a que se referem, conforme disposto no Capítulo V-A, da Portaria MTP n° 671/2021. |
3. Multa do FGTS
O FGTS Digital buscará todas as bases dos depósitos de FGTS nas remunerações informadas no eSocial para fins de cálculo da multa rescisória (de 40% ou de 20%) em rescisões que geram esse direito (artigo 18 da Lei n° 8.036/90).
Contudo, caso o FD não encontre uma base relativa à alguma competência, o empregador poderá preencher essas lacunas com a remuneração que seria devida, ou informar que o trabalhador estava afastado ou que faltou durante todo o mês, por exemplo.
Para simplificar esse processo, o usuário terá algumas ferramentas a sua disposição para encontrar o saldo total devido para cálculo da multa rescisória:
- Preencher em cada mês a remuneração devida; - Utilizar ferramentas de preenchimento em bloco, como informar uma remuneração e repetir nos demais meses, ou utilizar o valor do salário-mínimo; - Carregar um arquivo com leiaute específico, gerado pelo empregador, com todas as remunerações faltantes do trabalhador; - Declarar o valor total atualizado do saldo para fins rescisórios do extrato do FGTS do trabalhador, bem como, em campos próprios indicar os valores de FGTS sobre o mês da rescisão e do mês anterior, conforme opção do empregador em adicionar ou não tais valores ao cálculo final (notícia publicada em 05/12/2023) |
Para as bases de cálculo do FGTS ocorridas a partir março/2024, as informações e declarações realizadas no sistema eSocial serão obrigatoriamente consideradas como base mínima para o cálculo da multa rescisória do FGTS.
- Chave de Movimentação
A partir da implantação do FGTS Digital não será mais necessário emitir a chave de movimentação na rescisão contratual, conforme a pergunta e resposta 04.05 (portal gov.br), o desligamento informado no eSocial que enseje o direito ao saque do FGTS será comunicado diretamente a Caixa Econômica Federal.
Para as hipóteses de desligamento/afastamento em que o trabalhador tem direito a saque, o valor estará liberado automaticamente ao trabalhador cinco dias após a informação prestada pelo empregador no eSocial por meio do evento S-2299, conforme página 10/11 da Cartilha Operacional do Empregador - Fevereiro/2024 - Versão 01.